SuratanBali.Com, BADUNG - Wakil Bupati Badung I Ketut Suiasa menghadiri acara pemberian penghargaan kepada Organisasi Perangkat Daerah, Desa, Sekolah dan masyarakat, terkait dengan Kegiatan Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2022, bertempat di Ruang Kertha Gosana, Lantai III Puspem Badung, Selasa (20/12). Acara yang diinisiasi oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung ini turut dihadiri anggota DPRD Ni Luh Putu Sekarini, perwakilan dari Pemerintah Provinsi Bali, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Badung Ni Wayan Kristiani, Organisasi Kewanitaan Badung, Kepala OPD di lingkungan Pemkab Badung, para Camat, Kepala ARSIP Nasional Republik Indonesia (ANRI) secara daring, dan undangan lainnya.
Wabup Suiasa dalam sambutannya menyampaikan, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya, dimana perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Dengan penyelenggaraan kearsipan yang baik, akuntabilitas akan meningkat, dengan bukti yang autentik, pada akhirnya penyelamatan Arsip statis untuk memori kolektif Bangsa dapat terwujud.
" Dipahami bahwa sesungguhnya Arsip itu adalah informasi yang harus dijaga dengan tertib, sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pemahaman kearsipan yang semakin baik akan mendorong tata kelola pemerintah yang baik, menjadi lebih baik lagi, sesuai dengan norma semangat Reformasi Birokrasi (RB). Arsip itu harus tertib dari hulu, dimana pada saat penciptaannya disebut sebagai Arsip dinamis, akan berguna bagi Manajemen Organisasi," ucapnya.
Dikatakan, pada satu titik tertentu, Arsip mempunyai waktu Retensi yang ditentukan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jika menurut Retensi, Arsip statis harus diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dan jika dimusnahkan harus dimusnahkan sesuai prosedur pemusnahan yang berlaku pada Arsip itu sendiri. Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal pada Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab Badung, meliputi beberapa aspek yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusunan, disertai sumber daya kearsipan dan Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, prasarana maupun sarana kearsipan. Berkaitan dengan hal tersebut, secara prinsipnya, pengelolaan Arsip sangat penting dilakukan, siapapun yang memerlukan informasi dapat segera diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
" Perlu saya sampaikan bahwa pelaksanaan pengawasan kearsipan internal pada Perangkat Daerah di Pemkab Badung adalah menjadi tanggung jawab Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung. Saya tegaskan kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan internal ini, agar benar-benar menjadi motivasi bagi Perangkat Daerah dalam mengelola Arsip sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan maupun peraturan perundang-undangan yang berlaku," tegasnya.
Sementara itu Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Badung Ni Wayan Kristiani dalam sambutannya menyampaikan, tujuan dilaksanakannya pengawasan kearsipan internal di Perangkat Daerah, disamping pemusnahan Arsip inaktif Perangkat Daerah antara lain, membangun kesadaran pentingnya mengelola Arsip. Membangun penyelenggaraan tertib Arsip. Penyelamatan Arsip di seluruh Perangkat Daerah, Desa/Kelurahan, BUMD, perusahaan dan organisasi kemasyarakatan. Untuk menjamin agar pencipta Arsip di daerah dapat mewujudkan pengelolaan Arsip yang lebih baik, sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Untuk efisiensi dan efektivitas kerja, penyelamatan informasi Arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya.
" Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Sedangkan audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, profesional berdasarkan standar kearsipan. Adapun hasil pengawasan kearsipan internal Tahun 2022 sebanyak 37 Perangkat Daerah," jelasnya.SB/AAN
